Póstnúmer hafa í raun þann eina tilgang samkvæmt lögum um póstþjónustu, að veita starfsfólki og flokkunarvélum upplýsingar um hvert eigi að senda viðkomandi póstsendingu þannig að henni verði dreift til rétts viðtakanda. Hlutverk póstnúmera er því aðeins að styðja við skilvirka dreifingu póstsendinga.
Hins vegar hafa, fyrirtæki og yfirvöld, í gegnum tíðina notað póstnúmer í öðrum tilgangi, t.d. til ýmiss konar flokkunar varðandi réttindi og skyldur borgaranna. Sérhver önnur notkun á póstnúmerum er á ábyrgð þess aðila sem notar póstnúmer til einhvers konar aðgreiningar í sinni þjónustu.
Samkvæmt 15. gr. laga um póstþjónustu er það Byggðastofnun sem ákvarðar landfræðileg mörk póstnúmera og gefur út póstnúmeraskrá. Samkvæmt skilgreiningu á póstnúmeri og ákvæði laganna er tilgangur póstnúmers eingöngu til landfræðilegrar afmörkunar, til að staðsetja viðtakanda og þar með auðvelda dreifingu á póstsendingum.
Við breytingar á póstnúmerakerfinu er kveðið á um að Byggðastofnun skuli hafa samráð við Þjóðskrá Íslands. Í greinargerð er jafnframt vikið að því að Byggðastofnun sé heimilt að hafa samráð við aðra hagsmunaaðila.
Að mati Byggðastofnunar er nauðsynlegt að ákveðinn stöðugleiki og fyrirsjáanleiki sé þegar um póstnúmer er að ræða og að þeim sé ekki breytt nema að vandlega athuguðu máli og í sátt við þá póstrekendur sem nota póstnúmer til að auðvelda flokkun og dreifingu póstsendinga.
Einungis póstrekendur, sveitarfélög og opinberar stofnanir geta gert kröfu um að póstnúmerum og/eða landfræðilegri þekju verði breytt. Tillögum að breytingum skal fylgja rökstuðningur. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á póstfangaskránni verða að öðru jöfnu miðaðar við áramót.
